Muchas empresas nacen por el esfuerzo de varias personas. Algunas aportan capital otras su trabajo o una combinación de ambos factores. Antes de comenzar es bueno dejar claro estos asuntos y no descansar en entendimientos verbales, suposiciones o ambigüedades. Planificando esto de antemano evitaras en el futuro malestares, conflictos, tiempo y dinero.
Como asesor y coach ejecutivo (executive coach) he notado que un gran numero de corporaciones pequeñas lo único que tienen de libros y registros corporativos es el Certificado de Incorporación. Este documento es el que contiene los estatutos de la corporación y se presenta en el Departamento de Estado con el comprobante de rentas internas. Una vez el Departamento expide la certificación de que se ha registrado la corporación, los dueños de la empresa archivan el documento en algún sobre y no se hace más nada. Si son de las corporaciones que se piden con un kit pues el kit lo dejan vacío. Cuando van a abrir una cuenta bancaria, entonces se les ocurre hacer los estatutos (porque se los pide el banco) y aprovechan y mandan a hacer un sello corporativo; todo ello a la carrera, usando formularios genéricos. Esto podrá ser aceptable hasta cierto punto si usted es el único accionista pero si hay varios entonces, los récords de la corporación deben mantenerse con mucho esmero.
Por ejemplo, los estatutos explican todo lo referente a los accionistas, directores, oficiales, reuniones, asambleas, minutas, votación, quorum, venta de acciones y otros temas muy importantes. Además cuando hay accionistas corresponde emitir las acciones correspondientes y tener registro de estas transacciones . El libro corporativo también es donde se guardan todas las minutas de reuniones y resoluciones corporativas.
Es común que cuando grupos de inversionistas se unen para crear un negocio con estructura corporativa, emerge una mentalidad de ‘socios’. El grupo pretende correr los asuntos de la corporación por consenso y en reuniones entre ‘socios’. Al principio la emoción, camaradería y entusiasmo conspirará para que se deje a un lado estas legalidades y el equipo se concentre en levantar la empresa. Esto es un grave error que a la larga entorpecerá el proceso de institucionalizar tu negocio.
Si es una compañía por acciones, Deben correrla como fue diseñada legalmente. ¿Quienes serán los accionistas y si son varios cuál va a ser su participación y sus expectativas? ¿Quien va a correr la empresa? ¿Quien tiene la decisión final de los asuntos?
Si tienes familiares que van a participar en el negocio es buena idea que queden claras las expectativas y el rol en que participará cada miembro. Es común que los accionistas en las empresas que comienzan o en las corporaciones pequeñas o familiares también trabajen y generen un sueldo. Esto sin embargo puede traer problemas futuros. Ser un accionista no implica que la persona tenga derecho a trabajar en la empresa. En una compañía, hay una clara separación de poderes entre los accionistas, los directores, los oficiales y los empleados.También tiene que haber alguien a cargo; una persona que sea la voz final en los asuntos.
Una manera de entender la estructura de una corporación es examinando como está compuesto nuestro gobierno, pues sus componentes son muy similares.
Los electores no corren el gobierno; eligen a otros para hacerlo en una elección general. Las personas electas tienen un término fijo en su cargo. En Puerto Rico, son cuatro años. Si a los electores no les gusta como el gobierno es administrado, al final del periodo, vota por otro grupo de legisladores. Los legisladores no administran el gobierno. Su rol se enfoca en aprobar las leyes y fiscalizar el administrador que se le denomina- gobernador. Es este ejecutivo que junto a su gabinete administra el aparato gubernamental.
En las corporaciones, existe una estructura similar. Los accionistas son como los electores. En una asamblea estos eligen las personas que dirigirán la empresa. Una vez electos, los accionistas no intervienen en la administración o dirección de la corporación.
Igual que el pueblo elector es ‘dueño’ del gobierno, los accionistas son dueños de la corporación. La diferencia es que en las corporaciones, algunos accionistas son más dueños que otros. Es decir pueden tener más votos que los demás dependiendo del % de las acciones que tengan. En las cooperativas es distinto. Bajo esta estructura, solo hay un voto por miembro.
La legislatura es como la junta de directores de las empresas. Ambas establecen las reglas de juego y la dirección general. En el gobierno estás reglas se le llaman leyes y en las corporaciones son los estatutos y las resoluciones. La legislatura funciona en grupo; mediante comités y asambleas. La legislatura no administra el gobierno. Igual ocurre con las Juntas de Directores en las empresas las cuales se limitan a proveer dirección y fiscalización de los ejecutivos. Estas se constituyen por sus miembros pero es el cuerpo entero que toma las decisiones. Un legislador solo de por si no tiene poderes. Tampoco lo tiene un miembro de Junta.
En el gobierno, el gobernador es quien representa al gobierno y tiene que administrar con su gabinete según le autorizan las leyes. Los miembros de su gabinete representan el gobierno en distintas capacidades. (Secretario del Trabajo, Hacienda, Salud, etc.). Igual pasa en la corporación. Su principal oficial ejecutivo, que generalmente es el presidente es supervisado por la Junta de Directores y tiene que operar según los estatutos de la corporación. El cuenta con un equipo de trabajo.
Igual que en el gobierno, el gobernador cuenta con un gabinete, en una corporación, el presidente tiene el apoyo de otros oficiales cuyos nombres y funciones varias según los estatutos de la empresa. Son los oficiales las personas que ‘oficialmente’ representan a la empresa. Oficiales típicos en corporaciones incluyen las designaciones de vice-presidente, secretario y tesorero. Sus funciones las detallan los estatutos de la corporación.
Con el tiempo la ley de corporaciones ha permitido variaciones a esta estructura al punto de que algunas corporaciones pueden operar sin juntas de directores o pueden tener un solo director.
En una corporación, evita tener participación 50/50 con otros socios u otros arreglos similares con múltiples socios que puedan afectar tu posición como persona principal en el negocio. Alguien tiene que estar a cargo siempre. ¿Si la participación es equitativa, que vas a hacer cuando tu socio está en desacuerdo o cambie de planes? Evitas gran parte del problema cuando tienes el control de la mayoría de las acciones.
De otra parte si eres un accionista minoritario, entonces te conviene proteger tu posición minoritaria con un acuerdo de accionistas. Existen muchas historias de accionistas mayoritarios que oprimen a los minoritarios; incluso emitiendo más acciones a favor de estos o de terceros para diluir más aun el porcentaje de propiedad del minoritario.
Otro asunto a considerar es que si tienes dinero invertido es muy difícil sacarlo pues quien tiene la mayoría de las acciones tiene la ultima palabra en prácticamente todos los asuntos incluyendo cuando se pagan dividendos. En caso de que estés trabajando en la empresa, si no cuentas con alguna contrato de accionistas que proteja tu empleo, puedes ser despedido y lo único que te corresponderá recibir será la indemnización bajo la Ley de Despido.
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