Para poder administrar cualquier
negocio debemos hacer buen uso de nuestro tiempo. Esto es particularmente
crítico cuando empezamos una nueva empresa con poco capital. Hasta que no
tengamos suficiente volumen de negocio para poder reclutar personal, tendremos nosotros
mimos que atender los múltiples reclamos de la operación.
Buen manejo de tiempo conlleva hacer lo que hay que hacer luego de distinguir
lo que se puede quedar sin hacer. No es un acertijo. En vez de trabajar duro nos enfocamos en trabajar de manera inteligente
las actividades correctas. La clave está en desarrollar la habilidad de
distinguir entre opciones y tomar la acción correspondiente.
Actitud
Un primer paso para mejorar nuestro uso
del tiempo es evaluar nuestra
actitud. Esta es una área que trabajamos consistentemente en el coaching ejecutivo (executive coaching) ¿Cómo están nuestros pensamientos
referentes al manejo del tiempo? ¿Que tan positivos son? ¿Qué tanto queremos estar
organizados y que tan importante es ser una persona organizada? ¿Que impacto
tendría mejorar el uso de nuestro tiempo en nuestra calidad de vida?
Necesitamos generar pensamientos fértiles para apoyar nuestra trayectoria hacia
una vida y negocio organizado. Pensamientos positivos son como antibióticos contra procrastinar, para disipar dudas y enfrentar momentos difíciles.
Objetivos
Tener Objetivos también ayuda a
sobreponer dudas y retos. Cuando sabemos lo que queremos, nos facilita
sobreponer los inconvenientes que llegarán. Si no sabemos donde vamos pues no importa el rumbo
que tomemos y por consiguiente, el manejo de tiempo se torna irrelevante. Los
objetivos tienen que ir acompañados de metas.
Por ejemplo, no basta con decir quiero tener un peso saludable. Podemos
ser más específicos. Podemos precisar
que realmente significa para nosotros tener un peso saludable y en cuanto tiempo lo
lograremos. Ejemplo:
Objetivo: Tener un peso saludable.
Medidas 4: (1) # libras; (2) % de
grasa; (3) nivel de colesterol,
Base (Actual) (1) 200 libras; (2) 35%
de grasa; (3) 240 nivel colesterol
Metas: Diciembre 2009- peso 180 libras, 30% de grasa
y 220 nivel colesterol; Marzo 2010- peso 170 libras; 20% de grasa; x 200
nivel de colesterol.
Saber Discernir
Una vez
tenemos claro nuestros objetivos podemos establecer prioridades. Distinguir entre prioridades conlleva saber la
diferencia entre lo importante y lo urgente. Objetivos importantes en la
vida requieren a menudo planificación y
contienen múltiples pasos e iniciativas.
Esto no se puede planificar con urgencia ni entre llamadas o
interrupciones. El reto es invertir en tiempo
ahora para que estas actividades importantes no se tornen en urgentes.
Dejemos lo
urgente para aquellas cosas improvistas e
inaplazables. Cuando trabajamos en lo importante estamos siendo
proactivo y vivimos sin ajoro. Como puntualiza el Dr. Stephen Covey, debemos ser proactivos y
colocar lo primero en el primer lugar. Por el contrario, cuando nuestro trabajo se
enfoca en tareas urgentes denota que hemos
pospuesto asuntos importantes que ahora
nos toca resolver al último momento. Por no saber o no querer atender asuntos importantes que en su momento no eran urgentes, ahora los
tenemos que manejar de manera urgente. Ante
esta presión terminamos reaccionando, improvisando - apagando fuegos. No es la mejor
manera de vivir la vida. Nos causa estrés;
no hacemos las cosas con total dedicación y cometemos errores.
Planificación
Una vez
sabes tus prioridades puedes planificar tu tiempo utilizando herramientas como listas
diarias, semanales o mensuales de
asuntos pendientes. Esto incluye poner
en calendario tareas rutinarias o eventos.
Anotar y calendarizar promueve que las cosas se den.
Hay personas
que tienen muchos asuntos en el ‘aire’ para eso es bueno crear una lista ‘grande’
donde se anotan todos y cada uno delos asuntos pendientes. Estos luego se vacían a una lista diaria basada
en prioridades. Una técnica efectiva de
planificación es no irse del lugar del trabajo sin tener escrito los asuntos a
atender al día siguiente. Lo mismo se puede hacer el viernes o domingo
antes de la semana siguiente. Podemos crear una lista de los asuntos críticos
que se tiene que hacer o lograr en esa
semana.
Delegación
Delegar te permite apalancar tu tiempo utilizando los esfuerzos de otro. Esto
no es abdicar tus responsabilidades si no
asignar responsabilidades y toma de decisiones a otra persona para hacer
parte de tus tareas. Determina cuales de
ellas puedes delegar. Reúnete con la
persona y delimita los parámetros de la responsabilidad
delegada. Esto significa aclarar que puede
y no puede hacer la persona, cuando tiene que consultarte, etc. Al final lograrás liberar tiempo que no
existía para atender otros asuntos.
Maneja interrupciones
Si queremos
triunfar tenemos que pensar que si algo va suceder en mi vida depende de mi. Dejémonos de excusas y las distracciones que
atendemos para no hacer lo que sabemos que tenemos que hacer. Cobra conciencia y detén las distracciones (teléfonos, visitas, emails) - es muy
sencillo- has una lista de las interrupciones más frecuentes y crea un sistema para manejarlas.
Si es la primera vez que me visitas, tal vez quieras considerar suscribirte a mi blog (entra tu correo en el encasillado).
Excelente informacion las que me proveen. Los felicito por utilizar este medio para ofrecer temas serios y de calidad
Publicado por: Olga | 09/24/2009 en 18:43
!Excelente articulo! Muy necesario y acertado.
Publicado por: Lourdes | 09/26/2009 en 10:46