Además de poder escuchar profundamente,
otra competencia crítica de todo gerente exitoso es comunicar con claridad. Barreras comunes a la eficiencia y la
productividad en las empresas están relacionadas a la falta de claridad y entendimiento sobre
las expectativas, objetivos, iniciativas y tareas que surgen diariamente en una
empresa.
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Si los trabajos que delegas frecuentemente te llegan tarde o no son los que esperabas
o tienen una calidad inferior a la que
deseabas, es hora de evaluar que tan efectivo eres comunicando.
Olvídate de las
destrezas del otro. Como decía Gandhi “tú tienes que ser el cambio que quieres ver en el mundo”. Mejora tus
destrezas, luego lidera con tu ejemplo.
Aquí te presento unas sugerencias para
mejorar dramáticamente la manera en que comunicas directrices.
1-Analiza. Que, como, cuando y quien se
necesita. Antes de comunicarle a otra persona lo que necesitas de él o
ella, debes tu estar totalmente
claro. ¿Que tenemos que hacer, cual es
la fecha límite, cuales son las metas deseadas, como lo vamos a hacer,
con que necesitaré ayuda, es realista/alcanzable?
2- Prepárate. Planifica tu reunión y da
previo aviso para que la comunicación pueda llevarse a cabo sosegadamente, sin
prisa y ausente de distracciones.
3- Se responsable. No dejes que otros asuman lo que tus esperas.
Si tú requieres un determinado procedimiento o resultado, es tu responsabilidad comunicarlo específicamente.
Después no te quejes si las cosas no
salen como querías. Hay personas que no
se toman el tiempo para estructurar lo
que desean y dan instrucciones ambiguas para pasarle la responsabilidad al
subalterno. Luego si sale mal el trabajo
lo culpan. La ambigüedad de lo que se
espera también crea en el empleado desasosiego y desconexión con la empresa.
4-Obten un compromiso. No es suficiente
comunicar con claridad, debemos obtener de la otra parte un acuerdo. ¿De
acuerdo? ¿Puedes hacerlo para esa fecha?
Está probado que los empleados se comprometen más con su
trabajo cuando sienten que su opinión cuenta.
Se trata de buscar que la otra parte sienta que tuvo inherencia en el
asunto pues al final le corresponderá a ésta hacer el trabajo solicitado.
No es un teatro. Es una consideración hacia la otra persona;
le estas preguntando si le parece justo esa encomienda; si la puede cumplir tal
y como se le solicita. También le estás dejando saber que le importas lo suficiente. Si
lo haces honestamente podrás en ocasiones recibir resistencia u
objeciones lo que podrá requerir que negocies con la persona; y eso es una buena señal de comunicación. Es mejor discutir las objeciones y hacer los
ajustes que obtener pobres resultados.
Para que las palabras no se las lleve el
viento y crear urgencia, pon el asunto por escrito y déjale saber a la persona lo
importante que es su encomienda en el esquema grande de las cosas y como ellos
al final se beneficiarán. Los empleados
pierden su compromiso con su patrono cuando no ven una conexión entre su
trabajo y los objetivos de la empresa.
De hecho gran parte de los empleados ni siquiera conocen los objetivos
de la empresa.
5- Quédate cerca... observando el progreso y
da retroalimentación positiva cada vez que veas buen trabajo en la
dirección correcta. Cuando haya que dar una reprimenda responde rápidamente
haciéndole saber exactamente a la persona lo que piensas sobre
eso. No lo hagas un asunto personal. Asegúrate que la persona entiende que no es nada personal y reafirma su capacidad
como empleado.
Los problemas
de comunicación no se resuelven con el tiempo, solos o en silencio. Como líderes en el trabajo, debemos
adiestrarnos a ser excelentes comunicadores; ser el ejemplo para mejorar las buenas relaciones, la productividad
y la eficiencia en la empresa.
