REGLAMENTO SOBRE LAS RESTRICCIONES EN EL USO DEL NUMERO DE SEGURO SOCIAL
Este mes el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico aprobó un reglamento ampliando las restricciones al uso del número del seguro social en el empleo e imponiendo penalidades por violaciones.
La ley 207 del 27 de septiembre de 2006 prohíbe a todo patrono de empresa privada y corporaciones públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico usar el número de Seguro Social de un empleado en sus tarjetas de identificación o en cualquier documento de circulación general o rutinaria salvo ciertas excepciones. Ningún patrono, podrá mostrar el número, independientemente de la naturaleza de su plaza o nombramiento, en su tarjeta de identificación. Tampoco podrá desplegar este dato en lugar visible alguno al público en general o documento de circulación general, ni en directorios de personal ni cualquier lista similar que se haga disponible a personas que no tengan necesidad o autoridad de acceso a esos datos.
El Número de Seguro Social será solicitado solamente cuando recopilarlo es mandatorio por alguna entidad gubernamental. El patrono no podrá divulgarlo a entidades, excepto en las siguientes circunstancias: Cuando es permitido por ley o; Cuando el empleado le otorga un permiso y; Cuando la entidad externa actúa como contratista o agente del patrono y tiene medidas de seguridad adecuadas en el lugar para prevenir la divulgación. En estos casos el patrono deberá mantener una lista de las entidades aprobadas para manejar esta información.
Otras disposiciones:
- El empleado podrá renunciar voluntariamente y por escrito al derecho contra la divulgación indebida del Número de Seguro pero si éste se negara, el patrono no podrá tomar represalias.
- Cuando un documento que contenga el Número de Seguro Social de un trabajador deba ser hecho público para un fin que no requiera ese dato, el mismo será editado de modo que dicho dato sea parcial o totalmente ilegible sin que ello se considere una alteración del contenido del documento.
- El Número de Seguro Social será transmitido en documentos digitales u electrónicamente, únicamente, cuando existan mecanismos que garanticen confidencialidad.
- Todo documento y solicitud del patrono en los que se recopile el Número de Seguro Social indicará si dicho requerimiento es uno voluntario o mandatorio.
- Todo papel o documento electrónico el cual contenga números de seguro social será destruido de forma segura.
Los patronos tendrán seis (6) meses a contados desde la fecha del registro del Reglamento en el Departamento de Estado para certificar al Departamento la implementación de las disposiciones de la Ley y el Reglamento o sometan un plan de trabajo para lograrlo dentro de un término no mayor de un (1) año a partir de la aprobación y vigencia del Reglamento. El Departamento proveerá el formulario para someter certificación o plan de trabajo. Esta certificación se presentará en la oficina del Negociado de Normas del Trabajo más cercano al lugar del negocio.
Se impondrán multas entre quinientos dólares ($500) hasta un máximo de cinco mil dólares ($5,000). Será reincidente aquel patrono que incurra en tiempos diversos e independientes, en dos (2) o más violaciones de la Ley Núm. 207 o su reglamento. En caso de ser un patrono reincidente se aumentará la multa en la mitad de la ya impuesta por la infracción cometida, hasta un máximo de cinco mil ($5,000) dólares.
A continuación el reglamento:
ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
DEPARTAMENTO DEL TRABAJO Y RECURSOS HUMANOS
REGLAMENTO SOBRE LAS RESTRICCIONES EN EL USO DEL NÚMERO DE SEGURO SOCIAL CONFORME DISPONE LA LEY NÚM. 207 DE 27 DE SEPTIEMBRE 2006
Regla 1: Título
Este Reglamento se conocerá con el nombre de "Reglamento sobre las Restricciones en el Uso del Número de Seguro Social Conforme Dispone la Ley Núm. 207 de 27 de septiembre de 2006".
Regla 2: Declaración de Política Pública
El Departamento declara que es política pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico prohibir a todo patrono de empresa privada y corporaciones públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, el uso del número de Seguro Social de un empleado en sus tarjetas de identificación o en cualquier documento de circulación general o rutinaria salvo con las excepciones que se contemplan en la Ley Núm. 207, antes citada.
Regla 3: Base Legal
Se adoptan estas reglas de conformidad con la autoridad que le confiere al Secretario del Trabajo y Recursos Humanos la Ley Núm. 15 de 14 de abril
de 1931, según enmendada, conocida como Ley Orgánica del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, la Ley Núm. 207 de 27 de septiembre de 2006 y la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Regla 4: Propósitos, Alcance e Interpretación de estas Reglas
El propósito de este reglamento es establecer un procedimiento efectivo y ágil que guíe la aplicación de los preceptos legales contenidos en la Ley Núm. 207, antes citada.
Estas reglas serán de aplicación a todo patrono de empresa privada y corporaciones públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Regla 5: Definiciones
Los siguientes términos y frases tendrán el significado que se expresa a continuación:
Abogado del Interés Público: Abogado del Negociado de Asuntos Legales del Departamento a cargo de la presentación de la prueba y procedimientos legales posteriores que tienda a establecer la violación a las disposiciones de la Ley al amparo de la cual se formulan estas reglas.
Departamento: Significará Departamento del Trabajo y Recursos Humanos.
Documento de circulación general o rutinaria: Cualquier tipo de documento ya sea en hoja de papel o digital que contenga la información relativa a personas y a cosas.
Informe del Oficial Examinador: Informe que ha de rendir el Examinador que presida los procedimientos con determinaciones de hechos, conclusiones de derecho y recomendación confirmando, revocando o modificando la multa notificada por el Investigador del Negociado de Normas del Trabajo.
Investigador del Negociado de Normas de Trabajo: Funcionario del Departamento adscrito al Negociado de Normas del Trabajo autorizado a investigar y dar seguimiento al cumplimiento por parte de los patronos de la empresa privada y de las Corporaciones Públicas del Estado de las disposiciones de la legislación laboral vigente.
Multa: Sanción económica que impondrá el Investigador de NNT al amparo de la Ley Núm. 207, antes citada.
NAL: Significará Negociado de Asuntos Legales del Departamento.
NNT: Significará Negociado de Normas de Trabajo del Departamento.
Número de Seguro Social: Es el número que para propósitos del sistema de beneficios por Seguro Social confiere a una persona la Administración Federal del Seguro Social.
Obrero, empleado o trabajador: Incluye toda persona que ejerza, desempeñe o realice cualquier arte, oficio, empleo o labor bajo las órdenes o para beneficio de otro, a base de contrato de arrendamiento de servicios o mediante remuneración de alguna clase o promesa expresa o tácita de recibirla, en cualquier industria. No incluye contratistas independientes.
Oficial Examinador: Abogado del Departamento designado por el Secretario para presidir audiencias y hacer recomendaciones al Secretario.
Patrono: Incluye toda persona natural o jurídica de la empresa privada o corporación pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de cualquier índole que, con ánimo de lucro o sin él, emplee o permite trabajar cualquier número de obreros, trabajadores o empleados mediante cualquier clase de compensación.
Querellante: Cualquier persona que presente una querella alegando haberle sido utilizado su número de Seguro Social en tarjeta de identificación o en documento alguno de circulación general o rutinaria en perjuicio de la protección que le confiere la Ley.
Secretario: Significará el Secretario del Trabajo y Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Tarjeta de identificación: Es la tarjeta que confiere un patrono a su empleado para propósitos de verificar su identidad.
Regla 6: Restricciones para Mostrar o Desplegar el Número de Seguro Social del Empleado
La Ley Núm. 207, antes citada, dispone que ningún patrono, de empresa privada o de Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, podrá mostrar o desplegar el Número de Seguro Social de un empleado, independientemente de la naturaleza de su plaza o nombramiento, en su tarjeta de identificación, ni podrá mostrar o desplegar este dato en ningún lugar visible al público en general o documento de circulación general. No se podrá incluir el Número de Seguro Social en directorios de personal ni cualquier lista similar que se haga disponible a personas que no tengan necesidad o autoridad de acceso a esos datos.
Disponiéndose además que:
El Número de Seguro Social será solicitado solamente en las circunstancias donde recopilarlo es mandatorio por alguna entidad gubernamental.
El Número de Seguro Social no será divulgado por el patrono a entidades, excepto en las siguientes circunstancias:
Cuando es permitido por ley o;
Cuando el empleado le otorga un permiso y;
Cuando la entidad externa actúa como contratista o agente del patrono y tiene medidas de seguridad adecuadas en el lugar para prevenir la divulgación.
En estos casos el patrono deberá mantener una lista de las entidades aprobadas para manejar esta información.
La protección a la divulgación indebida del Número de Seguro Social podrá ser renunciada de forma voluntaria y por escrito por el empleado pero si éste se negara, no podrán tomarse represalias negándole el empleo.
Cuando un documento que contenga el Número de Seguro Social de un trabajador deba ser hecho público para un fin que no requiera ese dato. el mismo será editado de modo que dicho dato sea parcial o totalmente ilegible sin que ello se considere una alteración del contenido del documento.
El Número de Seguro Social será transmitido en documentos digitales u electrónicamente, únicamente, cuando existan mecanismos que garanticen confidencialidad.
Todo documento y solicitud del patrono en los que se recopile el Número de Seguro Social indicará si dicho requerimiento es uno voluntario o mandatorio.
Todo papel o documento electrónico el cual contenga números de seguro social será destruido de forma segura.
Regla 7: Criterios para Fijar las Cuantías
La multa se impondrá con el propósito de penalizar o castigar por una conducta en violación a la Ley Núm. 207, antes citada, o su reglamento y se podrá tomar en consideración el objetivo de tratar de evitar que el patrono incurra en la misma violación o violaciones similares. El Departamento podrá imponer multas que tendrán un valor mínimo de quinientos dólares ($500) hasta un máximo de cinco mil dólares ($5,000) a tenor con los siguientes parámetros:
EMPLEADOS AFECTADOS |
MULTAS |
1 a 15 empleados |
$500.00 |
16 a 100 empleados |
$1000.00 |
101 a 500 empleados |
$2,500.00 |
501 o más empleados |
$5,000.00 |
Además, el Departamento podrá tomar en consideración, como atenuantes o agravantes, los siguientes criterios al determinar la cuantía:
La disposición o temeridad del patrono para corregir las acciones u omisiones que provocaron la violación;
El tiempo invertido por el patrono para corregir las acciones u omisiones que provocaron la violación;
La reincidencia;
Si el patrono cumplió con la certificación o el plan de trabajo establecido en el Artículo 4 de la Ley Núm. 207, antes citada.
El alcance o magnitud de la violación incluyendo el acceso a la información y el número de empleados expuestos.
Si se trata de un pequeño negocio de acuerdo con la Ley Núm. 454 de 8 de diciembre de 2000:
La agencia podrá condonar la multa si se prueba fehacientemente que el dinero a pagarse por concepto de multa se utilizará para corregir la violación.
Regla 8: Reincidencia
Será reincidente aquel patrono que incurra en tiempos diversos e independientes, en dos (2) o más violaciones de la Ley Núm. 207, antes citada, o su reglamento.
En caso de ser un patrono reincidente se aumentará la multa en la mitad de la ya impuesta por la infracción cometida, hasta un máximo de cinco mil ($5,000) dólares.
Regla 9: Certificación de Cumplimiento Emitida por Patrono
Se concede a los patronos y a las Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico un plazo de seis (6) meses a contar desde la fecha de registro de este Reglamento en el Departamento de Estado para que todo patrono certifique al Departamento la implementación de las disposiciones de la Ley Núm. 207, antes citada, y este Reglamento o sometan un plan de trabajo para lograrlo dentro de un término no mayor de un (1) año a partir de la aprobación y vigencia del Reglamento. Al vencimiento del término concedido vendrá obligado a la presentación de la certificación. A ese fin, el Departamento proveerá el formulario para someter certificación o plan de trabajo. Esta certificación se presentará en la oficina del NNT más cercana al lugar del negocio. Durante el año en que se desarrolle su plan de trabajo de conformidad con la Ley Núm. 207, antes citada, ese patrono estará exento de imposición de multa.
Regla 10: Inspecciones
Conforme a la facultad y deberes conferidos al Secretario o a su representante, el investigador de NNT podrá por iniciativa propia o a través de auditorias o mediante queja de un empleado, verificar todo registro o documento pertinente para velar por el cumplimiento de la Ley Núm. 207, antes citada.
En todo caso en que un Investigador detecte una violación a la Ley Núm. 207, antes citada, notificará al patrono una multa a tenor con lo dispuesto en la Regla 7 de este Reglamento.
Regla 11: Aviso de Infracción
El aviso de infracción contendrá lo siguiente:
Una descripción de las circunstancias personales del infractor, incluyendo, pero sin limitarse a, nombre de la persona, negocio o institución intervenida o investigada, dirección física y postal, y los números de teléfonos disponibles. En el caso de una corporación, sociedad o entidad jurídica se expresará además el nombre y dirección del presidente o del agente residente.
La descripción de las circunstancias en que se realiza la inspección: lugar, fecha, hora en que se emitió el aviso, nombre de la persona o personas que reciben la infracción y su posición dentro de la estructura organizacional del negocio o institución investigada;
La descripción de la actuación u omisión constitutiva de violación y el nombre (con dirección y teléfono si es posible) de las personas afectadas por la violación.
Las disposiciones legales o reglamentarias por las cuales se le notifica el aviso de infracción;
El monto de la multa administrativa que se impone por la violación o las violaciones;
Una advertencia al respecto de que la persona a quien se dirige el aviso de infracción, tiene derecho a solicitar dentro del término de veinte (20) días desde que le es entregado, una reconsideración al Secretario.
Las circunstancias del empleado o funcionario que emite el mismo: nombre completo en letra de molde, la Oficina Regional, Unidad o División del Departamento en el cual trabaja y su firma.
Regla 12: Cobro de las Multas
Los pagos de las multas se efectuarán mediante cheques de gerente, giro bancario o postal. Los pagos se efectuarán a nombre del Secretario del Trabajo. Dichos pagos se efectuaran ante el Recaudador Oficial de las oficinas de área del NNT que originó la multa o en la fase de reconsideración, se hará ante la Recaudadora del NAL.
Regla 13: Procedimiento de Impugnación o Reconsideración
El patrono que reciba una notificación de infracción y multa podrá dentro de un término de veinte días presentar una solicitud de reconsideración o impugnación ante cualquier oficina del NNT. El Director del NNT elevará al Oficial Examinador designado, copia de la impugnación y un informe del investigador que impuso la multa y notificará copia del expediente al abogado del interés publico en el NAL.
Los oficiales examinadores tendrán oportunidad para disponer de todos los asuntos procésales y relativos a la evidencia a presentarse en el caso, incluyendo los incidentes relativos al descubrimiento de pruebas; y podrán emitir las resoluciones interlocutorias que fueren necesarias.
El oficial examinador podrá autorizar el uso de algún mecanismo de descubrimiento de pruebas, en el ejercicio de su discreción.
El oficial examinador podrá analizar los documentos contenidos en el expediente y emitir resolución sumaria, o podrá convocar a una vista en su fondo. Podrá, además, a solicitud de parte, citar a una conferencia con antelación a la vista, y podrá ordenar a las partes que se reúnan con anterioridad a la misma y presenten un informe dentro de los cinco días laborables anteriores a la fecha de esta vista. Esta sección se interpretará a tenor con las disposiciones de la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, Articulo 1, sección 3.7, según fue enmendada por la Ley Núm. 299 de 26 de diciembre de 2006.
La notificación de vista se hará por correo certificado con quince (15) días de anticipación.
Toda parte que interese la transferencia o la suspensión de una vista deberá así solicitarlo por escrito, con no menos de cinco días laborables con anterioridad al señalamiento.
Si una parte no compareciere a la conferencia con antelación a la vista, de citarse alguna, o a la vista o cualquier otra etapa del procedimiento, o dejare de cumplir con cualquier disposición u orden del oficial examinador, podrá ser declarada en rebeldía, eliminársele las alegaciones y continuar el procedimiento sin su participación. Cualquiera de estas determinaciones le será notificada a su dirección de récord, y la parte afectada podrá solicitar la reconsideración de esta determinación una vez el Departamento dicte la resolución final del caso.
Las partes ajenas a la agencia que no sean funcionarios del Estado Libre Asociado actuando en su carácter oficial, podrán comparecer por sí o representadas por abogado.
El expediente del caso solo contendrá el aviso de infracción y multa y la solicitud de impugnación o reconsideración hasta tanto se someta formalmente evidencia por alguna de las partes, y no se considerará admitida hasta tanto esto no lo determine el oficial examinador en la vista.
El oficial examinador podrá ordenar a las partes radicar un proyecto de determinaciones de hechos y conclusiones de derecho.
El oficial examinador presidirá la audiencia o vista a la cual comparecerán las partes y examinará los meritos de la acción interpuesta y rendirá un informe al Secretario con determinaciones de hechos, conclusiones de derecho y recomendación con respecto a la confirmación, enmienda o revocación de la multa notificada por el Investigador.
El Secretario podrá confirmar, revocar o modificar las determinaciones o conclusiones del oficial examinador y, a esos efectos, emitirá una resolución u orden con determinaciones de hechos y conclusiones de derecho. La Orden o Resolución estará firmada por el Secretario y advertirá el derecho de solicitar la reconsideración o de instar el recurso de revisión como cuestión de Derecho ante el Tribunal de Apelaciones, especificándose los términos correspondientes para instar las mismas. Con dicha Resolución u Orden, se incluirá una certificación de los nombres y direcciones de las personas a quienes les fue notificada la misma.
Regla 14 – Reconsideración de órdenes o resoluciones
La parte adversamente afectada por una resolución u orden final del Secretario podrá solicitar reconsideración al Secretario dentro del término de veinte (20) días desde la fecha de archivo en autos de la notificación de la resolución u orden. La misma se deberá considerarse durante los quince (15) días siguientes a su presentación.
Si la solicitud de reconsideración es rechazada de plano o no se actuara en esos quince (15) días, el término para solicitar revisión judicial comenzará a contar nuevamente desde que se notifique la denegatoria o desde que venzan los quince (15) días, según sea el caso. Si se tomara alguna determinación en su consideración, el proceso de reconsideración tendrá que completarse dentro de los noventa (90) días jurisdiccionales; y el término para solicitar revisión judicial empezará a contar desde la fecha en que se archive en autos una copia de la notificación de la Resolución u Orden que resuelva definitivamente la moción de reconsideración. Si luego de acoger una moción de reconsideración, el Secretario dejase de tomar alguna medida sobre ella durante los noventa (90) días de haber sido radicada, se perderá jurisdicción sobre la misma y el término para solicitar la revisión judicial empezará a contarse a partir del vencimiento de dicho término, salvo que el Secretario, por justa causa, y dentro de esos noventa (90) días, prorrogue el término para resolver, por un periodo que no excederá de treinta (30) días adicionales.
Regla 15 – Expediente Administrativo
El expediente administrativo de este proceso adjudicativo incluirá, pero sin limitarse:
1. Las notificaciones de los procedimientos;
2. Cualquier orden o resolución interlocutoria dictada antes de la vista;
3. Toda moción, alegación petición o requerimiento;
4. Evidencia documental recibida y considerada, si alguna;
5. Las propuestas de determinaciones de hecho y de derecho;
6. El informe preparado por el oficial examinador;
7. Toda orden o resolución parcial y final emitida en el caso;
8. Toda moción de reconsideración o de relevo presentada.
Cualquier parte podrá solicitar una copia certificada de todo el expediente o parte de él, mediante el pago de los cargos correspondientes pagaderos a nombre del Secretario de Hacienda.
Para la trascripción de la grabación de la vista, la parte solicitante podrá contratar un transcriptor de récord certificado. El NAL le dará acceso a una copia de la grabación para transcribirla, mediante el cargo de diez dólares ($10.00) por copia, pagaderos a nombre del Secretario de Hacienda. En este caso, el transcriptor someterá una copia certificada y juramentada ante Notario, a los efectos de que la trascripción es una fiel y exacta de la grabación entregada por el NAL. El NAL mantendrá el original de las grabaciones y un registro de las copias entregadas.
Regla 16: Revisión Judicial
La parte adversamente afectada por una resolución u orden final del Secretario imponiéndole multa por infracción de la Ley o de este Reglamento, podrá presentar un recurso de revisión ante el Tribunal de Apelaciones del Estado Libre Asociado de Puerto Rico dentro de un término de treinta (30) días contados a partir de la fecha del archivo en autos de la copia de la notificación de la orden o resolución final o a partir de la fecha aplicable según dispuesto por la Regla 14 anterior, cuando el término para instar el recurso haya sido interrumpido mediante la presentación oportuna de una moción de reconsideración. La parte notificará la presentación del recurso de revisión al Departamento y a todas las partes envueltas en el asunto dentro del término para instar el recurso de revisión. La notificación podrá hacerse por correo.
La radicación de la solicitud de revisión judicial no eximirá de la obligación del pago de la multa impuesta a menos que el patrono gestione y obtenga del Tribunal de Apelaciones una orden a esos efectos.
Regla 17: Interpretación
Este Reglamento ha de ser interpretado de manera liberal de modo que garantice una solución rápida, justa y económica de todo procedimiento salvaguardando en todo momento el principio rector del debido proceso de ley.
En caso de discrepancias entre el texto original en español y su traducción al inglés, prevalecerá el texto en español.
Regla 18: Avisos Públicos
El Departamento diseñara carteles informativos que los patronos de la empresa privada y las Corporaciones Públicas del Estado deberán exhibir en sus oficinas y centros de trabajo relativos a los propósitos que persigue la Ley Núm. 207, antes citada.
Regla 19: Salvedad
En caso de que cualquier disposición de este Reglamento fuera declarada nula por algún Tribunal con jurisdicción competente, esta declaración no afectará ni invalidará las demás disposiciones del Reglamento, sino que el efecto quedará limitado a la parte, artículo, párrafo o cláusula que se hubiere declarado nula.
Regla 20: Cláusula Derogatoria
Toda regla que en algún Reglamento del Departamento resulte incompatible con este Reglamento queda derogada.
Regla 21: Vigencia
Este Reglamento comenzará a regir treinta (30) días después de su presentación en el Departamento de Estado, tal como lo dispone la Ley Núm. 170 de 29 de agosto de 1988, según enmendada.
